讓工作效率UP起來

讓工作效率UP起來
1.確定方向　不走冤枉路
俗話說：「馬壯車好不如方向對」，這句話的典故來自春秋戰國時期，有位夫子備了很多物品，欲前往南方楚國，便向路人問路，路人答：「此路非往楚國。」夫子說：「我的馬很壯，沒關係。」路人又再強調這不是去楚國的方向，夫子依然固執的說：「我的車很堅固。」路人只好歎息的說：「這不是往楚國的方向啊！」方向錯誤，再怎麼努力都枉然。
仔細想想做這項工作的重點是什麼，希望藉此得到什麼結果，這樣做之後是不是真的能得到想要的結果，與你的主管及上下游流程的同事一同討論，再決定整個方向及流程。
小箴言
光是忙碌是不夠的。問題在於：我們到底在忙些什麼？
2.做行事曆及專案執行計劃
事先做好計畫表可以幫助你釐清想做完的事，你可以利用以下的工具：
‧電腦軟體，例如Outlook內有計畫表、行程表和日曆。
‧日曆或是商務日誌。
‧自行設計的簡單表格。
以一天的計畫表來說，首先列出你必須做的事，這些是你今天的首要工作；然後再列出應該做的事，以及可以做但並不急於一時的事。然後評估各項工作所需的時間，再決定如何把時間分配到這些工作上。記住，應該把最重要的事情放在一天中狀況最好的時間內去做。一天的時間規劃完成後，可以延伸成一週的計畫，決定一週內最重要及必須做的事。每天要確認行程是否照計畫進行。
小箴言
知道計畫何時開始，就開始列進度，但不要讓做計劃的時間取代了執行的時間。
----波士頓顧問公司副總裁史塔克（George Stalk）
3.運用系統思考，工作分門別類進行
養成把握重點，循序漸進，集中力量的習慣，決定次序，從最重要的事情著手。我們必須先決定那一個工作比較重要，必須優先去做；那些比較不重要，可以緩辦。不考慮優先次序所產生的另一結果，常是一無所成，而且被拖延或耽擱的事情，等之後再提出時，往往已失去時效性。
‧依工作的重要性決定完成工作的優先順序。
‧依工作的重要性決定投入工作的時間。
‧同性質、同種類、類似性高的工作一次解決。
‧不斷地思考是否有更有效率的工作方法。
‧避免用過大的手段達成較小的目的以造成浪費，如殺雞焉用牛刀。
小箴言
不要浪費時間做「垃圾」工作，去做那些會增加你生產力的工作。
----心理學與行為專家羅貝塔‧羅史（Roberta Roesch）
4.事前準備需周到
在工作過程中再花時間去尋找所需的資料或工具，只會事倍功半，徒增出錯的機會。事前即將一切所需都準備好，即取即用。
‧隨時準備好「最新」的資訊：「資料」的隨時更新與增刪，可以讓我們永遠掌握到最新的訊息，並隨時將它做好整編、歸類等的工作，以供我們隨時掌握最新的狀況，並可迅速做出正確的思考判斷。
‧要有「工具庫」的觀念：隨時將自己的「知識、經驗、技能」等，做好轉換成工具的觀念，以便隨時可以拿出來運用，或重新組合，以便縮短時間、提高效率，增加更多的成功機率。
‧尋找自己的「良師」：在公司內外尋求一群具備不同專業技能與職位的良師，藉由良師的經驗、智慧與人脈關係，可以提供各類的協助。
小箴言
當你在做小事情的時候，你必須想「大事情」，以便讓所有的小事情都能朝正確的方向前進。
----趨勢專家艾文‧托佛勒（Alvin Toffler）
5.不斷學習新的知識與技能
在十倍速生涯裡，工作變換得快，工作速度本身也快，加上外在環境及產業新知識加速產生，若不加緊學習腳步，就可能像老牛拖著重車，或是一個折舊嚴重的汽車卻開在高速公路上一樣，不僅充滿了無力感，更會遭受時代無情的淘汰。「苦幹」是成功的充分或基本條件，但它並不能保證成功，今天我們還要聰明工作，只有不斷學習才能提升工作效率及創新。
不斷學習對工作能力的增進很重要，綜觀古今中外成功人士，或是觀察卓越企業的主管，主動發問、參加課程，甚至只是默默觀察別人怎麼做，都能從中學習到的新知與技術，再消化出更有效的做事方法與解決問題之道。
小箴言
今天要追求成功，和是否擁有能夠開花結果的知識、知識多快能夠開花結果成正比。
----企管顧問與作家畢德士（Tom Peters）
6.創意使你輕鬆做事
有創造力，才不會為了一些問題苦思對策，在無例可循的情況下，急得像熱鍋上的螞蟻，坐立難安。時時評估創意帶來的好成果，在過程中你會領悟到，利用創意來解決問題是一種快樂而有趣的事，培養創意絕對是企業人必備的技巧之一。
培養創造力的方法有以下幾種：
‧開放心胸，經常注意周遭的環境，就像科學家善於觀察四周的一舉一動，就可發現很多新方法能解決老問題。
‧檢視所有可能的方案，千萬別因「不可能」、「幼稚」、「沒人成功過」或是「從沒聽說過」而輕易放棄。
‧善用自己的第六感，保有敏銳的感覺，放鬆身心，運用你的靈感，突破思維的限制。
‧抽離各個解決問題方案的精華，予以分類整理，再重新組合，看看彼此的關係如何，能否衍生出新的觀點。
小箴言
現在的公司需要很多好點子才能應付各種改變，但往往斤斤計較員工是否準時上班。
----管理專家馬克‧艾普勒（Mark Eppler）
7.適當的e化工具輔助
高科技能幫助你節省時間，不過先決條件是要選對適合自己的，考量你希望他為你做什麼？它對你有用嗎？購買軟體前你需先做研究，確定它的功能符合你的需求要讓e化工具確實幫你提升效率，請遵循以下步驟：
‧請教同時熟悉科技產品與你的工作內容的高手，了解你正考慮採用的工具有哪些利弊，是否能節省時間、提升生產力，增加你的工作優勢。
‧列一張採購評量表，跟賣場的銷售人員再討論一次。
‧花點時間贖練該工具的基本技巧，這時候所花的時間，將來都會加倍帶來利益。
一般會使用的e化工具，包括電腦及各式管理軟體、備份系統、電子郵件、網際網路（包含線上服務、全球資訊網、新聞佈告欄等）、個人數位助理（PDA）、行動電話、掃描器等，即使平常使用的電話、傳真機、錄音機等，其實都有一些功能可以提升效率。
小箴言
如果你不了解科技，就永遠不可能讓科技成為你的幫手。
----新格無線通訊（Cingular Wireless）執行長史帝芬‧卡特（Stephen Carter）
8.借用他人的時間
要讓工作有效率，分工合作甚至找專家幫忙都是方法之一，授權是節省時間的終極武器，也是增加效率的法寶。投資一點時間常常和你的員工溝通，會產生很大的效益，尤其要讓他們搞清楚狀況，否則他們就不可能分攤工作負荷。
以下基本原則幫助你更有效地授權：
1.決定什麼事要授權出去。授權和交託正常工作任務是不同的。授權是交付某人完成你的工作職責，但是你保有控制權，並負有責任。
2.說明清楚你要的結果。一般來說，被授權者都會用自己的方式去完成任務，如果你希望運用特定的方法來完成，一開始就要讓對方知道。
3.清楚界定責任。確定對方了解他所應負的責任，如果他不了解任務及目標，或是不符合你的期望，要重新仔細檢討整件事。
小箴言
高績效者會集中心力於解決問題，而不會集中心力於責怪問題的發生。
---Performance Sciences Corp.總裁查爾斯‧佳飛爾（Charles Garfield）
9.適度休息消除壓力
每份工作都有壓力，我們的壓力就在於自己的情緒管理上。情緒管理就像大禹治水一樣，最好能夠疏導，如果一股腦將不滿情緒發洩在工作或同事身上，只會讓工作受阻，代價更大。
丹尼爾‧高曼（Daniel Goleman）提出提升情緒智商的五個步驟：
1.我想成為什麼樣的人？想像一下幾年後自己想成為怎樣的人？思考一下自己典型的一天是什麼樣子？
2.我到底是誰？看清自己的弱點很重要，但也要了解自己的長處。
3.我要如何改變？擬定計畫朝目標去改變，按部就班，從自我覺醒開始練習。
4.改變要如何持續？改變要靠實踐，要一遍又一遍地提醒自己要打破過去的思考和行為模式。
5.找誰幫忙？要增進情緒管理的能力，一定要有人幫忙，創造支持我們改變的環境。
小箴言
在他人所輕蔑的事獲得成功，是了不起的事。因為，這必須克服他人和自己。
---「笑傲職場」一書作者波德斯塔（Connie Podesta）
10.適度休息消除壓力
很多人都有一種錯誤的觀念，以為多做一點事情，多花一點時間，就會有多一點代價。可是，人在筋疲力盡的狀態下，反而容易犯錯連連，也許隔天醒來，又要從頭來過；這個時候，選擇休息一天，或許工作效率會更高。而且，計劃未必能完全按照期望進行，此時，在時間表上留白，就有其必要性。
很多人都有一種錯誤的觀念，以為多做一點事情，多花一點時間，就會有多一點代價。可是，人在筋疲力盡的狀態下，反而容易犯錯連連，也許隔天醒來，又要從頭來過；這個時候，選擇休息一天，或許工作效率會更高。而且，計劃未必能完全按照期望進行，此時，在時間表上留白，就有其必要性。
〔小箴言〕讓每一分鐘上緊發條，然後適時放鬆，讓工作遊刃有餘，事業耀眼也能兼顧生活。----大學研究公司執行副總裁里根（Lewis D. Eigen）